OTTO – DEIN PERSÖNLICHER ASSISTENT
Du brauchst einen Otto, denn dein Kopf ist kein Notizbuch.
Otto ist dein persönlicher Assistent. Jeden Morgen weißt du, was zählt. Deine Sprachnotizen werden zu Aufgaben. Deine Mail-Antworten liegen schon als Entwurf bereit. Wir richten Otto für dich ein – in deinen eigenen Konten, in einer Woche.
DAS PROBLEM
DU KENNST DAS.
Montag, 6:40 Uhr. Das Handy liegt noch neben dem Bett, und du hast schon 23 neue Mails gelesen.
Irgendwo darin steht eine Rückfrage, die seit Donnerstag wartet. Die Idee aus dem Gespräch gestern hast du dir „gemerkt“. Und der wichtigste Termin des Tages? Steht im Kalender. Nur nicht in deinem Kopf.
Das hat nichts mit fehlender Disziplin zu tun. Du hältst einfach alles selbst im Kopf: jede offene Antwort, jede Notiz, jede Zusage. Ohne Assistentin gibt es keinen anderen Ort dafür.
Von außen sieht das nach einem vollen, erfolgreichen Business aus. Innen fühlt es sich an, als würdest du ab dem Aufwachen hinterherlaufen.
Also bleibt dein Kopf im Standby-Modus. Den ganzen Tag. Auch beim Abendessen.
WAS SICH VERÄNDERT
Gleiches Business. Anderer Morgen.
VORHER
Du öffnest dein Postfach, und der Tag entscheidet für dich.
NACHHER
Du sprichst sie einmal ein, und sie landen in deiner Aufgabenliste.
VORHER
Du öffnest deinen Überblick, und du entscheidest.
NACHHER
Zwölf Mails, die auf „eine ordentliche Antwort, wenn ich Zeit habe“ warten.
VORHER
Ideen stecken auf Zetteln, in Sprachmemos und irgendwo in deinem Kopf.
NACHHER
Die Entwürfe sind da. Du liest, passt an, schickst ab.
Otto macht nicht deine Arbeit. Aber Otto räumt den Platz um sie herum frei.
WAS OTTO MACHT
DREI DINGE. JEDEN TAG.
Morgenüberblick
„STAND HEUTE“
Bevor du dein Postfach öffnest, wartet ein klarer Überblick auf dich, per Mail oder in Notion: deine Termine, deine drei wichtigsten Aufgaben, die Mails, die wirklich eine Antwort von dir brauchen, und offene Follow-ups. Du startest mit einem Plan statt mit dem Posteingang.
Sprachnotiz → Aufgabe
EINMAL EINSPRECHEN
Du sprichst eine Idee, eine Zusage oder ein To-do einfach ein. Otto macht daraus eine Aufgabe, eine Idee oder eine Deadline in deinem Notion. Nichts geht mehr zwischen zwei Terminen verloren.
E-Mail-Entwürfe
DU LIEST, DU SENDEST
Otto schreibt Antwortentwürfe für deine Mails. Du liest, passt an und schickst ab. Die letzte Entscheidung liegt immer bei dir.
OTTO SENDET NIE SELBST.
„Close my day“
Wenn du magst, bekommst du am Abend einen kurzen Tagesabschluss: Was ist erledigt, was ist offen, was wandert auf morgen. Damit du den Laptop auch wirklich zuklappen kannst.
WARUM VON RE:FOCUS
Wir arbeiten selbst jeden Tag mit Otto.
Bei RE:FOCUS läuft unser eigenes Business mit Otto. Jeden Morgen der gleiche Überblick, jede Sprachnotiz landet dort, wo sie hingehört. Wir verkaufen dir also kein Versprechen. Wir richten dir das System ein, das wir selbst nutzen.
Und es geht nicht um Technik. Es geht um Klarheit im Kopf.
„In meiner Arbeit mit Unternehmer:innen sehe ich immer wieder dasselbe Muster: Nicht die großen Entscheidungen kosten die meiste Energie, sondern die hundert kleinen offenen Schleifen. Otto schließt viele davon für dich. Damit dein Kopf wieder frei ist für das, was nur du machen kannst.“
– DR. ALEXANDRA HALLER
SO FUNKTIONIERT'S
DEINE OTTO-WOCHE.
VORAB · CA. 2 MIN.
Anfrage
Du füllst das kurze Formular aus. Dauert etwa zwei Minuten.
VORAB · 20 MIN., ZOOM
Kennenlerngespräch
Wir schauen, welches Mail-Programm und welchen Kalender du nutzt, ob es um private oder Firmen-Konten geht und ob dein Arbeitgeber KI-Tools erlaubt. Und ob Otto zu dir passt.
VORAB
Auftrag & Willkommenspaket
Du bekommst Auftragsbestätigung, Vertrag, AVV und Rechnung. Sobald die Zahlung da ist, kommt dein Willkommenspaket: ein kurzer Fragebogen, eine Konten-Checkliste und der Link, um deinen Kickoff zu buchen.
TAG 1 · MONTAG · 60 MIN.
Kickoff
Wir gehen deinen Tag gemeinsam durch und legen fest, was Otto zuerst übernimmt.
TAG 1–5
Einrichtungswoche
Wir richten Otto in deinen Konten ein. Du brauchst etwa 15 Minuten am Tag für Rückfragen. Mehr nicht.
TAG 5 · FREITAG · 60–90 MIN.
Übergabe
Wir zeigen dir deinen Otto live, in deinen eigenen Konten, und du probierst alles mit uns aus.
TAG 6–10
5 Werktage Test & Support
Du nutzt Otto in deinem echten Alltag. Wenn etwas nicht passt, stellen wir nach. Du bekommst innerhalb eines Werktags eine Antwort.
TAG 10 · 30 MIN.
Abschluss-Check-in
Wir schauen, was gut läuft, und justieren die letzten Details.
Insgesamt rund 4–5 Stunden deiner Zeit, verteilt auf zwei Wochen.
DATENSCHUTZ
Deine Daten bleiben deine.
Otto läuft in deinen eigenen Konten: deinem Mail-Programm, deinem Kalender, deinem Notion. Wir bauen keine neue Plattform dazwischen.
Otto sendet nie selbst. Keine Mail geht raus, ohne dass du sie abschickst.
DSGVO: Für die Einrichtung schließen wir mit dir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab.
Wir fragen dich nie per Mail nach Passwörtern.
Du kannst den Zugang jederzeit wieder entfernen.
INVESTITION
Ein Angebot. Wir richten alles für dich ein.
ENTHALTEN
20-minütiges Kennenlerngespräch inkl. Technik-Check
Willkommenspaket: Fragebogen, Konten-Checkliste, Kickoff-Buchung
60-minütiger Kickoff-Call
Einrichtung von Otto in deinen eigenen Konten: Morgenüberblick, Sprachnotiz → Aufgabe, E-Mail-Entwürfe, optional Tagesabschluss am Abend
60–90-minütiger Übergabe-Call
5 Werktage Test und Support, Antwort innerhalb eines Werktags
30-minütiger Abschluss-Check-in
INVESTITION
Deine Tool-Abos (z. B. Claude, Fireflies, Notion) – die zahlst du direkt beim Anbieter, meist rund € 30–50 im Monat
Ein privates WhatsApp-Konto lässt sich nicht verbinden. Das funktioniert nur mit WhatsApp-Business-Konten.
Automatisches Versenden von Mails
Anbindung an die IT deines Unternehmens
Zahlung per Rechnung, vollständig vor dem Kickoff. Begrenzte Plätze pro Monat.
FÜR WEN
Passt Otto zu dir?
Otto ist für dich, wenn …
du selbständig bist oder ein Unternehmen führst und keine Assistentin hast.
du als Führungskraft dein eigenes, persönliches System willst.
dein Tag mit dem Posteingang beginnt statt mit deinem Plan.
Ideen und Zusagen bei dir zwischen zwei Terminen verloren gehen.
du es lieber einmal richtig eingerichtet haben willst, statt deine Wochenenden mit Tools zu verbringen.
Otto ist nicht für dich, wenn …
du willst, dass ein Programm Mails selbst verschickt oder Termine selbst zusagt.
dein Arbeitgeber keine KI-Tools für Arbeitsthemen erlaubt und du nur Firmen-Konten nutzen willst.
du vernetzte Assistenten für dein ganzes Team oder Unternehmen suchst. Dafür gibt es RE:FOCUS AI.
du gerade in einer akuten Krise steckst. Dann brauchst du kein Tool, sondern ein Gespräch. Schau dir dafür den Akut-Call an.
KONTAKT
Get in Touch
Schreib uns – wir melden uns persönlich bei dir.